En la vida parroquial, hay un montón de reuniones: el consejo pastoral, consejo de asuntos económicos, reuniones de pastorales, reuniones de clubes, etc. Hay que instaurar en la parroquia una cultura de reuniones periódicas, bien planificadas y efectivas. También, lo que hace la parroquia es importante, cambia vidas para personas y para comunidades enteras. La parroquia tiene una misión importante, una misión entraegado por Cristo. El consejo pastoral hace discrinernimiento pastoral. Entonces, debemos tratar a las reuniones del consejo pastoral y del consejo de asuntos económicos con su debida importancia.
La clave está en ser muy selectivo en tratar solamente lo más esencial, lo que requiere discernimiento, lo estratégico y crítico, lo que requiera de un análisis colectivo, lo que realmente hace mover la aguja.
La segunda clave es preparar la reunión. Si todos llegan con los materiales leídos, la reunión se debiera centrar en la discusión y toma de decisiones más que en presentaciones eternas.
¿Cómo hacer que sean efectivas?
1. Que la reunión no dure más del tiempo acordado. Algunos dirán que es muy difícil ya que tenemos mucho que tratar, son muchos temas. Si el acuerdo es una hora, la reunión dura una hora. Si son dos horas, dura dos horas. No vaya más que dos horas. Se pierde el enfoque y la concentración. Si requiere más que dos horas, envia tarea a comisiones que darán informes y recomendaciones al consejo.
La clave está en dos cosas. La primera es tratar en esa reunión solamente lo que realmente hace mover la aguja. La segunda es llegar con los materiales leídos, para centrar la reunión en la discusión y la toma de decisiones.
2. La reunión debe tener una agenda. No basta solo con citar a los participantes de la reunión con un mail. Lo que hay que hacer es declarar explícitamente, en esa citación, de qué se trata la reunión, cuál es el objetivo, qué se pretende, los tópicos a tratar, la hora de inicio y término, los que participan y quién lidera la reunión.
3. La reunión debe iniciarse y terminarse a tiempo. La puntualidad debe ser una característica de estas reuniones y de la productividad y disciplina que queremos instaurar. No espere a nadie, nunca, si realmente quiere que esto funcione. De otra forma no respeta a aquellos que llegaron a tiempo y está subsidiando a los que llegan tarde.
No se olvide de que queremos generar una cultura de que aquí, en esta parroquia, lo que hacemos es una tarea importante porque es la misión de Jesús, y por eso, queremos hacerlo bien. Termine puntualmente. Más vale fijar otra reunión específica para tratar un tema, que seguir pegado en un tema y alargar la reunión.
4. Todos tienen que venir preparados. No utilice presentaciones power point, salvo excepciones. Hay que evitar que estas reuniones de revisión de planes pastorales se transformen en una presentación tras otra, lo que suele ser muy aburridor. En vez de eso, reparta un informe previamente, donde aparezcan los objetivos estratégicos y los indicadores, con la evolución de lo que está pasando. El diseño de ese informe es clave. Ese material hay que traerlo leído y analizado a la reunión.
El párroco, o coordinador parroquial, debe preparar la reunión previamente marcando todos aquellos aspectos del informe que le parezcan que deban analizarse, y anotando dónde hay que tomar decisiones.
Los miembros del consejo deberán venir a la reunión suficientemente preparados, con el fin de estar en condiciones de contestar adecuadamente las preguntas que tenga el párroco o cordinador parroquial o los otros participantes sobre lo que está pasando y lo que se está haciendo en cada materia.
5. Si usted lidera la reunión, realmente condúzcala. El que está a cargo debe mantener el ritmo, no solo para darle agilidad, sino que también para poder terminar en la hora acordada. Lo importante es ir pasando de un tema a otro de la agenda, con determinación, asegurándose de que realmente se tomen decisiones y se agregue valor.
Utilice recordatorios, tales como, “nos quedan 3 minutos, por lo tanto debemos avanzar” o algo parecido si ve que se escapa en tiempo.
6. No mezcle temas operativos con temas estratégicos. Si el propósito del consejo pastoral es el discernimiento pastoral, entonces, no deja que la reunión degenera en una avalancha de quejas, criticas, etc. de temas operativos. Lo que puede ocurrir es que surjan temas operativos. Si así fuera, déjelos fuera, como para otra reunión. Si no, corre el riesgo que terminen contaminado por completo la reunión de discernimiento pastoral y que al final no alcance el tiempo para ver lo realmente importante. Es decir, si hay una critica acerca del aseo de una sala (o la falta de aseo, mejor decir), no deja que la reunión convierte en un largo analasis del trabajo del hombre de aseo u el comportamiento de algún grupo de la parroquia. Este tema se debe tratar en otra forma más puntual sin todo el consejo.
7. Fije responsabilidades y compromisos explícitos. No queremos que en la reunión queden cosas en el aire. Por lo tanto, determine quién queda con la responsabilidad de hacer qué y para cuándo.
8. Escriba una minuta, una acta, con las conclusiones. La clave de estas reuniones es asegurarse de que queden debidamente documentadas las decisiones que se tomaron, las acciones correctivas que se determinaron y los compromisos que se asumieron y por quiénes.
El párroco o coordinador parroquial debe resumirla al final, de modo de asegurarse de que quede claro qué fue lo que se decidió y qué se espera que se haga. Un acta de la reunión debe formalizar los acuerdos y debe ser repartida a todos los que asistieron. De hecho, es una buena práctica compartir el acta en el diario mural de la parroquia y en la página web. Con el fin de que esto sea un proceso y no un evento, el párroco, o su designado, deberá hacer un seguimiento de los compromisos y chequear que efectivamente se avance en la dirección señalada en la reunión. Para ello, deberá organizar reuniones uno a uno o con las distintas áreas con el objetivo de que se cumplan los compromisos.
Síntesis de la efectividad
En síntesis, si el trabajo de la parroquia es importante, tenemos que aumentar nuestro grado de efectividad con las reuniones y para ello:
- Hay que considerar seriamente las reuniones de los consejos (pastoral y asuntos económicos) como uno de los procesos más importantes de la parroquia y darle una estructura. La mayoría de las agendas de reuniones de los consejos o no existen o se mantienen estáticas de reunión en reunión o se establecen utilizando procesos ad-hoc y no mediante un proceso “riguroso y disciplinado”.
- Debemos tener una agenda clara, donde aparezcan el objetivo de la reunión (lo que se espera que ocurra), los temas a tratar, ordenados de mayor a menor relevancia, la hora de inicio y término, y el tiempo a destinar a cada tema de la agenda.
- La reunión debe ser conducida por el responsable en forma ágil, tratando de cubrir los temas de la agenda en el plazo asignado y de concluir con decisiones específicas.
- Al final de cada reunión debe quedar claro, qué pasó, quién debe hacer qué, para cuándo y de qué forma lo que hagan va a incidir en la misión de la parroquia.
Algunas sugerencias que se encuentra aquí son inspirados por Antonio Kovacevic en su artículo: http://www.claseejecutiva.cl/blog/2014/06/no-mas-reuniones-lateras/ y http://www.claseejecutiva.cl/blog/2012/06/ejecutivos-no-mas-reuniones-por-favor/
Parroquia Nuestra Señora de Andacollo 